A Ata da Assembleia - Como elaborar, quem redige e a necessidade de se fazer o registro em Cartório

Ao contrário do que muita gente pensa, a feitura da ata NÃO É ATRIBUIÇÃO DO SÍNDICO (até que enfim algo que não “sobra” pra ele!!!), e sim, de um secretário especialmente escolhido pelo presidente da assembleia. É vedado ao síndico secretariar ou presidir os trabalhos (assim prevê a grande maioria das convenções).

Na verdade, não existe um modelo padrão de feitura de ata. Por se tratar de uma narrativa do que acontece na reunião, ela deve ser clara e objetiva, devendo-se evitar narrativas longas, sem esquecer de registrar tudo o que foi decidido, enumerando o quórum de cada deliberação (PRINCIPALMENTE OS TEMAS POLÊMICOS). Para isso, deve-se seguir alguns requisitos, a saber:

1. Deve haver abertura e encerramento;
2. A pauta deve ser transcrita, assim como o nome do presidente e do secretário;
3. Pode ser redigida no ato, diretamente no livro ou por meio de computador, e não há nada que proíba ser aprovada ao final da reunião, porém, deve ser lida na próxima assembleia.
4. É importante registrar se a Assembleia foi realizada em primeira ou em segunda convocação;
5. Quando solicitado, deve-se registrar voto contrário, assim como qualquer declaração e/ou manifestação dos condôminos;
6. Não há necessidade de assinatura dos presentes, sendo bastante a do presidente e do secretário, desde que haja registro de presença.
7. Não existe nenhuma obrigatoriedade quanto ao registro das atas em cartório (TÍTULOS E DOCUMENTOS), porém, algumas são mais importantes e se faz necessário registrá-las, como: ELEIÇÃO DE SÍNDICO, REAJUSTE DE TAXA DE CONDOMÍNIO, CRIAÇÃO DE TAXA-EXTRA, bem como todas aquelas em que tenham sido tomadas DECISÕES POLÊMICAS.
8. O Síndico, até 08 dias após a realização da Assembleia, deverá dar conhecimento aos condôminos do que foi decidido na Reunião. Cópia da ata distribuída a todos supre essa necessidade.

Outras recomendações:

• A presença de locatários, antes permitida pela Lei 4.591/64 (revogado o seu capítulo I), só ocorre caso estejam devidamente habilitados por procuração com poderes específicos.
• A assembleia, se presencial, deve ser realizada no local indicado no edital de convocação, evitando-se realizá-la em apartamentos de condôminos.
• O condômino em débito não tem direito de exigir sua participação na assembleia.
• A presidência dos trabalhos não deve ser dada ao síndico (muitas convenções proíbem).
• Não deve ser dado direito a voto ao condômino que tenha interesse direto na matéria a ser votada.
• O voto deve ser proporcional à fração ideal de cada unidade, salvo disposição em contrário na convenção, e cabe ao presidente o voto de desempate.
• Não se deve deliberar acerca de assuntos não constantes da pauta, nem mesmo sob o argumento de “assuntos gerais”, os quais não são cabíveis em Assembleias Extraordinárias.
• Se a assembleia for declarada permanente, a ata parcial deve ser redigida

Código Civil

Art. 1.353.
[...]

III - seja lavrada ata parcial, relativa ao segmento presencial da reunião da assembleia, da qual deverão constar as transcrições circunstanciadas de todos os argumentos até então apresentados relativos à ordem do dia, que deverá ser remetida aos condôminos ausentes;      (Incluído pela Lei nº 14.309, de 2022)

Texto extraído do “Livro do Síndico”