Condomínio deve adotar meio oficial de comunicação entre os condôminos e a gestão

Com seu uso regulamentado pelo regimento interno, o Livro de Ocorrências deve ser o meio oficial de comunicação entre a administração e os moradores do condomínio, sendo um importante instrumento de gestão. Físico ou virtual (por aplicativo, geralmente), tem como principal função registrar as reclamações, as sugestões, assim como ser meio de prova para tomada de decisões.

Se físico (livro), deve estar à disposição de todos os moradores, geralmente na portaria e sob os cuidados do porteiro de plantão (quando existente), suas páginas preferencialmente são numeradas e rubricadas pelo síndico ou por quem ele outorgar poderes para examiná-lo e encaminhar as providências. Aconselha-se uma leitura diária e que não seja utilizado para outros assuntos que não os de interesse da coletividade condominial. Assuntos particulares, intrigas, ofensas ou quaisquer outros não devem ser registrados e se assim o forem, o responsável por tal registro deve ser alertado de não mais assim agir. 

Se virtual (por aplicativo), deve seguir os mesmos princípios, com a vantagem de que vai estar disponível a todos e a qualquer momento. Grupos de WhatsApp têm sido usados, porém, com alto índice de conflitos. Se esse for o formato adotado pela gestão/síndico, deve o responsável manter a imparcialidade e evitar registros que fujam ao objetivo do grupo, combatendo, severamente, os desvios de finalidade. 

Tanto um (o livro físico) quanto o outro (virtual) devem manter arquivados todos os registros e por tempo indeterminado, preferencialmente. O conteúdo desses livros deve ser restrito ao ambiente do condomínio, responsabilizando-se aquele que, em desobediência a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), causar danos a quem quer que seja.