Os 15 passos vitais para eliminar a inadimplência em seu condomínio

Administrar um condomínio requer não só um entendimento das relações humanas e da dinâmica comunitária, mas também uma gestão financeira rigorosa e atenta. Entre os desafios mais significativos enfrentados pelos síndicos está a inadimplência, uma questão que, se não for controlada, pode levar a um desequilíbrio nas finanças e até mesmo a conflitos entre moradores.

Para combater efetivamente esse problema, trago para vocês aqui do "Condomínio Interativo" um guia de 15 etapas baseado nas melhores práticas de gestão financeira de condomínios.

Estratégias essenciais para síndicos assegurarem as finanças do condomínio

1 - Implementação de uma régua de cobrança:

A régua de cobrança é um instrumento estratégico na gestão de inadimplências. Ela funciona como um roteiro operacional onde são definidos momentos chaves para interação com o inadimplente, tais como: envio de lembretes antes da data de vencimento, notificações no dia do vencimento, comunicações após o vencimento e outras ações de cobrança. Por meio de um software de administração, o síndico pode automatizar essas ações, garantindo uma comunicação constante e eficiente, reduzindo o esforço manual e aumentando as chances de pagamento. A régua de cobrança deve ser apresentada em assembleia, aprovada pelos condôminos e registrada em ATA, evitando futuros questionamentos.

2 - Cobranças rápidas e eficientes:
Não deixe para amanhã a cobrança que você pode fazer hoje. Cobranças rápidas evitam o acúmulo de dívidas e mostram aos condôminos que o condomínio leva a sério a questão dos pagamentos.

3 - Monitoramento atento das contas:
O síndico deve solicitar relatórios detalhados e frequentes da administradora do condomínio, permitindo acompanhar de perto a situação financeira e atuar prontamente diante de qualquer sinal de inadimplência. Grande parte das administradoras de condomínios já disponibilizam sistemas com relatórios específicos em tempo real para o síndico.

4 - Judicialização após prazo determinado:
Se a dívida persistir por mais de 90 dias, recomenda-se iniciar as medidas judiciais estipuladas em assembleia, demonstrando que há consequências para o não pagamento.

5 - Propostas de acordo flexíveis:
Oferecer opções de parcelamento e enviar os boletos juntamente com a cobrança, facilitando o pagamento e mostrando predisposição para negociar. Defina qual o padrão de parcelamento em assembleia.

6 - Campanhas incentivadoras de pagamento:
Iniciativas como plantões de atendimento, especialmente nos condomínios maiores, e campanhas de conscientização podem aumentar significativamente a taxa de recebimento. Parece desnecessário mas é preciso lembrar os condôminos que o seu pagamento é fundamental para manter as contas em dia.

7 - Notificações programadas e estratégicas:
Sistemas de administração de condomínios com funcionalidade de réguas de cobrança podem automatizar o envio de notificações, garantindo que nenhum condômino esqueça da data de pagamento. Confirme se esse recurso está ativado no sistema da sua administradora. 

8 - Diálogo contínuo com inadimplentes:
A comunicação constante e protocolada com os inadimplentes é fundamental, utilizando diferentes meios como e-mail, impressos e mensagens instantâneas. Mantenha um histórico de todas as interações.

9 - Facilitação do acesso aos boletos:
Disponibilizar os boletos por meio de aplicativos, sites e e-mails permite que os condôminos os recebam e paguem com praticidade e rapidez. As administradoras possuem sistemas com acesso direto para o condômino, incentive o uso.

10 - Escolha criteriosa de empresas garantidoras:
Ao selecionar empresas garantidoras e/ou especializadas em cobrança, é fundamental ler os contratos com atenção e verificar a satisfação de outros clientes para garantir um serviço de qualidade. Atenção as taxas e condições de rescisão contratual.

11 - Educação financeira e conscientização:
É importante informar os condôminos sobre como o pagamento em dia impacta positivamente a comunidade, com a manutenção da estrutura, pagamento das obrigações com funcionários e fornecedores, etc. Precisamos promover a  cultura de responsabilidade financeira dos condôminos.

12 - Política de cobrança transparente:
Tornar públicas as regras de cobrança, juros e multas, por meio de informativos e reuniões, para que não haja surpresas ou mal-entendidos. Faça pequenos comunicados com as regras de cobrança e envie para todos os condôminos regulamente. 

13 - Cobrança de multas e juros:
A aplicação de multas e juros é uma forma legal de incentivar o pagamento pontual. O síndico não pode redução ou isentar os juros e a multa, devendo cobrar integramente estes valores, não apenas por uma questão legal, como também por respeito aos que pagam em dia suas cotas. 

15 - Negativação como ferramenta de cobrança:
Apesar de ser uma medida polêmica, negativar os inadimplentes pode ser necessário. Todavia, esta deve ser sempre uma decisão coletiva, tomada em assembleia, definindo qual o momento ocorrerá a negativação do inadimplente. 

Uma dica de Ouro: Individualizar o consumo de água e gás, aprovando em assembleia o corte para os inadimplentes.  Funciona que é uma maravilha! Em breve falaremos mais sobre esse tema, aguarde. 

Expandindo as Estratégias

Além das estratégias listadas, é crucial expandir a atuação em outras frentes. A seguir, detalho outras ações que complementam a gestão de inadimplência:

• Relacionamento com condôminos: Promova um ambiente de confiança e transparência. Um bom relacionamento pode facilitar acordos e evitar atrasos.
• Revisão de contratos: Analise periodicamente os contratos de fornecedores para reduzir custos, o que pode aliviar a pressão sobre as taxas condominiais. Mas atenção, não perca qualidade e eficiência dos serviços, com trocas de empresas que não vão gerar economias e sim dor de cabeça. 
  
• Auditorias regulares: Realize auditorias para garantir que todos os procedimentos estão sendo seguidos pela administradora e que as finanças estão saudáveis.
  
• Assembleias produtivas: Use as assembleias para educar os moradores sobre as finanças do condomínio, explicar os impactos da inadimplência e buscar soluções coletivas.

Conclusão: Harmonizando a comunidade com gestão financeira

Com uma abordagem multidimensional e a implementação de uma régua de cobrança eficaz, os síndicos podem não apenas reduzir a inadimplência, mas também promover um espírito comunitário mais forte e uma gestão transparente. Ao empregar uma mistura de comunicação, tecnologia e estratégia, a gestão de um condomínio pode superar o desafio da inadimplência e seguir em direção a uma estabilidade financeira duradoura.

A inadimplência não é apenas uma questão de números, mas também de relacionamentos. Um síndico que entende e equilibra esses dois aspectos estará bem equipado para manter as finanças em dia, o empreendimento valorizado e a harmonia dos proprietários.