Um guia com os prazos para guardar os documentos do seu condomínio.
Na dúvida se já pode jogar fora aquele documento? Vamos esclarecer tudo!
📄 Um guia com os prazos para guardar os documentos do seu condomínio.
No dia a dia da gestão condominial, guardar e manter os documentos em dia é essencial para garantir uma administração eficiente e transparente. Além de cumprir com obrigações legais, o cuidado com a documentação contribui para a organização do condomínio e pode facilitar a tomada de decisões futuras.
Neste artigo, apresentaremos um guia com os prazos de guarda dos documentos condominiais, para que você esteja sempre em conformidade.
A organização dos documentos físicos é fundamental.
Recomenda-se criar pastas específicas para cada tipo de documento, como atas de assembleias, contratos, comprovantes de pagamento, entre outros. Dentro de cada pasta, é recomendável criar subpastas separadas por anos e meses, facilitando a localização e o acesso rápido aos documentos quando necessário.
Tudo na nuvem
É importante ressaltar que, hoje em dia, é possível contar com soluções digitais para facilitar a organização e guarda desses documentos. O uso de ferramentas como o Google Drive, Dropbox e aplicativos para condomínios permitem escanear e armazenar os documentos de forma segura em nuvem, garantindo fácil acesso e preservação dos arquivos.
A guarda adequada dos documentos condominiais oferece uma série de benefícios. Em casos de auditorias, fiscalizações ou eventuais disputas legais, ter os documentos organizados e disponíveis é fundamental para respaldar a gestão e comprovar a regularidade das ações realizadas. Além disso, manter a documentação em dia facilita a consulta histórica, permitindo que os gestores e condôminos tenham acesso a informações relevantes sobre o condomínio ao longo do tempo.
Vale ressaltar que a importância de aguardar os documentos não se limita apenas ao período de guarda. É fundamental respeitar os prazos de entrega dos documentos, como as atas de assembleias, balancetes e prestação de contas, conforme estabelecidos pelo condomínio. Esses prazos têm como objetivo manter a transparência na gestão e garantir que os condôminos tenham acesso às informações atualizadas e relevantes para a tomada de decisões.
Confira agora quais os prazos de armazenamento de cada tipo de documento.
| Tipo de Documento | Prazo mínimo |
| Apólice de Seguro Patrimonial e de Funcionários | 5 anos |
| Apólices de Seguro de Vida | 5 anos |
| ASO, PPP, PCMSO | 20 anos |
| AVCB (Auto de Vistoria do Corpo de Bombeiros) | 1 a 5 anos |
| Cartão de CNPJ | Permanente |
| DARF IRRF | 7 anos |
| DARF PIS | 10 anos |
| DIRF | 7 anos |
| Dossiê (Convenção / Especificação) | Permanente |
| Tipo de documento | Prazo mínimo |
| Exames Médicos (Admissional, Demissional, Periódico) | 20 anos |
| Extratos Bancários | 6 anos |
| FGTS, GFIP, Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS (GRRF) | 30 anos |
| Folha de Pagamento (fins previdenciários) | 10 anos |
| Folha de Ponto | 5 anos |
| Formulário CAGED | 5 anos |
| GPS (Guia da Previdência Social) | 10 anos |
| GR Contribuição Sindical / Assistencial | 5 anos |
| Holerite / Recibo de Pagamento | 5 anos |
| Tipo de documento | Prazo mínimo |
| Inventário patrimônial | Permanente |
| Laudos de inspeções | Permanente |
| Livro de Inspeção do Trabalho | Permanente |
| Livros de atas de assembleia | Permanente |
| Manual de uso, operação e manutenção (Construtora) | Permanente |
| Orçamentos / Contratos de Obras | Até fim garantia |
| Pastas de Prestação de Contas | 5 anos |
| Plano de manutenção | Permanente |
| Plantas do Condomínio | Permanente |
| Tipos de Documentos | Prazo mínimo |
| Processos Trabalhistas | Permanente |
| Programa de Gerenciamento de Riscos (PGR) | 20 anos |
| Prontuários de Funcionários | Permanente |
| RAIS | 5 anos |
| Recibo de Benefícios (VR, VA, CV, VT) | 5 anos |